Mötesstruktur -Så lyckas du!

Mötesstruktur - Så lyckas du!

Närmare hälften av alla möten som hålls misslyckas med att leva upp till, eller saknar helt, syfte och mål . Det blir enormt kostsamt för företag och organisationer och skapar inte minst stress hos deltagarna.

Idag upptar interna möten mellan 25-50 % av tiden för många tjänstemän. Vissa möten saknar syfte, har inga tydliga mål eller saknar agenda. Start och sluttider hålls inte och det fattas inte tillräckligt tydliga beslut. Känns det som om era möten tar tid och energi, istället för att leda verksamheten mot uppsatta mål? Vill ni se till att era möten blir effektiva med riktigt bra mötesteknik? 

Här nedan har vi samlat tips och råd för hur ni lyckas skapa en tydligt och effektiv mötesstruktur!

1. Skapa en överblick av alla era möten -från det minsta avdelningsmötet upp till stora årliga möten.
    
   Utifrån överblicken, tydliggör för er själva vilka av dessa som uppfyller kraven för ett bra möte. För att göra detta kan det hjälpa att använda sig av listan nedan:

✓ Vilka möten har vi för att nå våra mål?
✓ Vad är syftet med våra möten?
✓ Vad är målet? Vad ska vi åstadkomma?
✓ När ska mötena hållas?
✓ Vem ska delta och vad förväntas deltagarna bidra med?
✓ Vem är ansvarig för och sammankallande till mötet?

2. Syftet med ett bra möte ska kunna passa in på någon av nedanstående punkter.

• Planera, leda, styra och följa upp verksamheten
• Informera och föra dialog om verksamheten
• Inspirera och ge kunskap och utbyta erfarenheter
• Motivera och engagera

Märker ni att flera av era möten inte passar in i någon av ovanstående punkterna?
Då är det antagligen dags att se över dessa!

Kan flera möten istället slås ihop till ett? Kan möten hållas mer sällan? Är rätt personer involverade i mötet?


3. Håller ni ofta hybridmöten? Då är det ännu mer viktigt att mötesledaren ansvarar för att alla blir involverade.

• Syns alla i bild?
• Får alla komma till tals/begära ordet?
• Fungerar ljud och ljus för både de som är med digitalt och på plats?
  
  

4. Hur vet vi om mötet varit bra? 
För att kunna bli bättre på möten behövs ständig utveckling och utvärdering. Förslag på frågor att summera varje möte kan vara:

• Nådde vi målet?
• Höll vi tiden?
• Summera alla beslut
• Repetera nästa steg
• Var alla delaktiga och bidrog?
• Vad det något som inte fungerade?
• Vad kan vi göra bättre nästa gång?

Lycka till!