Så jobbar du mer effektivt

Skapa en mer effektiv arbetsdag!

Den senaste tiden har vi lagt stort fokus på att hitta lösningar som effektiviserar vår arbetsdag.

Att se vad vi gör just nu, som någon annan skulle kunna göra istället -delgera, vilka delar kan automatiseras och finns det saker som vi helt enkelt inte ens borde göra!?

Eftersom vår kärnverksamhet är digitala möten och vi gillar effektivitet blir lösningarna ofta digitala verktyg;

👉Vi skapar schemalagda inlägg på sociala medier via tjänsten Hootsuite

👉Istället för SMS skickar vi gärna en mer personlig Vaam-hälsning- svarsfrekvensen ökar avsevärt!

👉Digital avtalssignering via den nya tjänsten Formify. Enkelt, egen design och snabb hantering gör att våra kunder enkelt kan signera sina avtal på ett tryggt och säkert sätt.

👉Calendly- automatiserad mötesbokning- Vi älskar den här tjänsten, det gör våra kunder också!

Här bjuder vi på våra 5 bästa tips på att bli mer effektiv:

1. Gör en sak i taget. Ja, hur mycket önskan om att få alla saker klara så är det en omöjlig uppgift. Men om du skapar en tydlig priolista (vi gillar själva Eisenhower matrisen) och tar det som är mest brådskande och mest viktigt, och därefter betar av punkt för punkt så kommer du att känna en mycket större tillfredsställelse än om du duttar lite här och var och i slutänden inte kunde slutföra någon av uppgifterna. Våra hjärnor är inte skapta för multitasking, det skapar stress, sämre utförda uppgifter och det tar längre tid att slutföra! Under den här punkten hamnar även att delegera eller plocka bort uppgifter som inte leder framåt. 
   
   
2. Jobba effektivt och fokuserat under kortare stunder. Vi blockar tid där vi inte ska bli störd, notiser stängs av och endast nödnummer kan ringa oss. På så sätt kan vi fokusera helt på uppgiften framför oss, och vi bokar oftast 20-minuters slottar. Ta därefter en paus, eller gå vidare till nästa uppgift.
   
   
3. Minska antalet gånger du kollar din mail! 
   Mailkorgen är en ständig källa till att bli avbruten i ditt arbete. Stäng av notifikationer och bestäm dig för hur ofta du ska kolla mailen. Vårt system är att vi kollar igenom mailkorgen direkt på morgonen, svarar på de mail vi kan just nu, och planerar in tid för att besvara övriga under dagen. Sedan kollar vi mailen varannan timma, alternativt då en specifik uppgift är klar. 
   Vi ogillar att ha uppgifter liggandes och har därför också en rutin att kolla mailen vid slutet av arbetsdagen, och ibland även senare på kvällen. 
   Besvaras dessa mail då rekommenderar vi att lägga den med "skicka-senare-funktionen" så att mailet hamnar hos mottagaren morgonen efter. 
   
   
4. Se över din mötesstruktur- detta kan vi prata om lääänge! Hur många möten deltar du i där din tid blir värdefull? Och hur många gånger har du suttit i ett möte och undrat varför du ens blev inbjuden? Den här punkten får ett helt eget inlägg framöver, men just denna gång summerar vi det till att -bjuder du in till möte- ha en tydlig agenda, bjud in de som behöver vara med, håll tiden!
   
   
5. Ta kontroll! Denna punkt summerar egentligen alla tips ovan. Givetvis kan vi inte styra över allt som händer under en arbetsdag, men därför blir det som vi kan styra över blir därför ännu viktigare. Att ha en känsla av kontroll påverkar din hälsa både mentalt och fysiskt! Vilken tid på dagen passar dig bäst för olika slags uppgifter? I vårt företag är vi exempelvis som mest kreativ runt kl 21.00, då skapar vi som bäst. Det passar också bra ihop med privatlivet, hämtning av barn lite tidigare på dagarna, vi hinner umgås med familjen och jobbar sedan en stund på kvällen.

Ingen annan än du vet vad din gräns går, när just du börjar känna dig stressad eller vad som ger dig ny energi.

Om inte du har koll över din arbetstid och dina arbetsuppgifter – vem ska då ha det?

Använder du dig av råden och metoderna ovan skapar du en miljö där du själv trivs, känner att du hinner med och kan skapa framgång! 💫